Системы управления документооборотом

Информационный облик любой компании определяется эффективной системой документооборота. От того, как организовано управление документами на предприятии, зависит эффективность управления работами и бизнес-процессами.

Аргументы в пользу внедрения системы управления документооборотом:

• 6% всех бумажных документов безвозвратно теряется,
• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов,
• до 20 раз копируется каждый внутренний документ,
• 90% всей корпоративной информации остается на бумаге,
• общий объем информации каждые пять лет увеличивается в 2 раза,
• соотношение количества бумажных и электронных документов через 10 лет составит 30% к 70%.

Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов включают текстовые и графические документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web.

Современная система управления документооборотом решает следующие задачи:

• Учет и обработка документов.
• Хранение электронных документов.
• Управление движением документов.
• Аутентификация пользователей и разделение прав доступа.
• Контроль исполнительской дисциплины.
• Интеграция с внешними системами электронной почты.

Преимущества использования системы управления документооборотом:

• Рост производительности труда персонала.
• Экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами.
• Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ.
• Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.
• Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.
• Рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе.
• Повышение уровня коммуникаций и совместной работы.

В рамках автоматизации управления документооборотом компания «Систематика» использует программные продукты компаний Documentum, Hummindbird, а также продукты семейства SiTex.

Специалисты «Систематики» выполняют полный спектр услуг по разработке и внедрению системы электронного управления документами:

• разработку концепции документооборота,
• построение систем автоматизации делопроизводства,
• построение систем электронного документооборота, Enterprise Content Management (ECM),
• построение архивных, информационно-справочных систем и банков данных,
• построение систем динамического управления информационным содержанием корпоративных интернет- и интранет-ресурсов,
• интеграцию систем электронного документооборота в существующую инфраструктуру.